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Asesoría contable on line que realiza el servicio de gestión contable de su empresa. La contabilidad de la empresa es asignada a un consultor asesor contable el que le realizará la total confección de la contabilidad. .
Preguntas Frecuentes

Son muchas las inquietudes que durante este tiempo nuestros clientes nos han trasladado y hemos querido reflejar aquellas que hemos considerado las más significativas, siendo conscientes que no podemos abarcar la totalidad de dudas o aclaraciones que las empresas necesiten, por eso les recomendamos que si quieren preguntar o aclarar algún tema sobre el servicio póngase en contacto con nosotros, estamos seguros que se la podremos aclarar.

Si tengo una urgencia en consultar el estado de cuentas de un cliente o un proveedor, cómo lo obtengo.

Dependerá del sistema que utilicemos. Si es por internet, la empresa cliente dispondrá de unas claves de acceso y unas instrucciones (si las precisa) para poder acceder a su contabilidad y, también dependerá del nivel de acceso, podrá imprimir y/o visualizar los extractos, asientos, balances, etc. por pantalla. Este acceso es para los 365 días del año, 24 horas al día. Si no se utiliza internet, si no que se envían los archivos semanalmente, es en sus dependencias donde dispone de la información y estará tan actualizada, en función de la documentación enviada. En cualquier caso es en el mismo momento de consultarse.

Mi contabilidad ahora lleva un retraso de dos meses, con vuestro sistema que retraso llevaría.

Nuestro sistema de proceso de contabilidad está orientado a empresas pequeñas y con pocos recursos humanos en el área administrativa, con dos finalidades no crecer en personal no-productivo y cubrir una necesidad en la gestión de la empresa. Quiere decir que dependerá de la periodicidad que se realicen los envíos de documentación, bien física o vía archivo informático. Nuestro compromiso es que una vez recibida la documentación, en un plazo máximo de siete días estará toda ella procesada. Por lo que en circunstancias normales no debería llevar un retraso superior a los 15 días.

Ahora mi contabilidad me la llevan en la asesoría y cuando les pido un balance no entiendo nada, en todo caso me dicen lo que yo ya sé.

Es el gran problema de la asesoría tradicional, por lo general y con afortunadas excepciones, se está más preocupado por cumplir con las obligaciones fiscales y el trámite legal, que lo verdaderamente importante para la empresa. En CONTACLIC realizamos un seguimiento trimestral de las cuentas de las empresa y realizamos un análisis de los ratios con más importancia o significado, como el umbral de rentabilidad, nivel de endeudamiento, rotación de existencias, etc. de esta manera confirmamos y orientamos lo que un buen empresario ya debe saber de su empresa, aportando matices y valoraciones que de otra manera es imposible determinar.

Me pueden llevar el tema fiscal también, y el laboral.

Si. Se puede llevar su contabilidad, los impuestos y las nóminas, si bien es cierto que no es nuestra finalidad realizar un trabajo que en algunos casos se necesita la proximidad. La figura del asesor fiscal debe permanecer en el ámbito de la empresa, o al menos es lo que nosotros creemos, porque ante un requerimiento de la Agencia Tributaria es él quien mejor le conoce y quien mejor le representará. Ocurre algo parecido ante una inspección laboral. Estamos preparados, tenemos la formación, los medios y la experiencia como para desarrollar estos campos con un nivel de éxito elevado, pero creemos que no siempre es lo más adecuado para la empresa, de ahí que prefiramos colaborar estrechamente y facilitarle al máximo el trabajo a su asesor, que al final será la empresa quien salga beneficiada. Aún así podemos presentarles las liquidaciones que resulten a compensar o a devolver, o informativas, así como confeccionar los modelos que necesiten.

Si dentro de un tiempo mi empresa precisa llevar la contabilidad con nuestro contable y por nosotros, ¿podremos hacerlo?

El propietario de la contabilidad y de la información es en todo momento la empresa. En CONTACLIC lo único que hacemos es procesarla y analizarla para vds. por lo que en cualquier momento puede solicitar darse de baja del servicio. Si así fuese se le proporcionaría todo lo necesario para que pueda traspasar los datos a su programa de contabilidad facilitando en todo momento el proceso, garantizándolo CONTACLIC por escrito.

Cómo iniciamos el proceso, veo el tema muy complicado.

Y ciertamente fácil no es. Se debe realizar un traspaso de sus estados contables a nuestro sistema, esto tiene sus ventajas para la empresa e inconvenientes para nosotros. El inconveniente es que se debe diseñar un plan de cuentas nuevo, en la mayoría de los casos, con el consiguiente trabajo que ello acarrea e introducir un gran número de datos; a su vez se deben cuadrar saldos, revisar o crear las tablas de amortización y realizar los ajustes que sean necesarios para disponer de una contabilidad real y ajustada a la normativa contable y fiscal. Pero como se puede observar el inconveniente es una gran ventaja para la empresa, se realiza una “limpieza” de las cuentas, ajustes de saldos y reorganización de las partidas de gastos e ingresos, que va a permitir a la empresa disponer de una información eminentemente práctica y actualizada.

Para iniciar todo el proceso, la empresa recibe las instrucciones permanentes del consultor asociado a su empresa y le va guiando en todo aquello en lo que tenga dudas, establecerá con Vds. el sistema de envío de la documentación, la asignación de claves del programa y las instrucciones de impresión y consulta.

En un inicio, como toda novedad, necesita un periodo de adaptación, pero éste no debe ser superior a los dos primeros meses, a partir de este tiempo el proceso deberá entrar en una metodología continua y “rutinaria”.

Mi contable me pregunta continuamente sobre movimientos bancarios y de caja. Él está en la oficina y Vds. a cientos de kilómetros, ¿cómo puede funcionar bien?

La información debe ser clara, de otra manera no se podría realizar. Piense que nosotros no damos por supuesto lo que no es muy evidente, quiere decir que seguramente le preguntemos más o le obligaremos que repase mas a fondo su documentación, para que la información que nos traslade sea lo suficientemente clara para poderla contabilizar. Así conseguimos que Vd. no pase por alto temas que de otra manera se le podrían pasar y que lo que se contabilice no sea una equivocación. El sistema es vía correo electrónico o fax.

La información ya se la he enviado y resulta que hay una modificación por error o de otro tipo, se puede modificar o arreglar.

Los documentos como las facturas no son susceptibles de cambio, son un documento que tiene sus propios mecanismos para realizar las modificaciones o rectificaciones, por lo que no es necesaria la intervención sobre el documento en la contabilidad. Por otro lado si se produce otro tipo de error en cualquier apunte, recuerde que la empresa puede tener el acceso pleno a su contabilidad y puede si lo desea modificar o eliminar un error. No es una práctica aconsejable, pero si posible y el consultor asignado le indicaría cual es el procedimiento a seguir en cada caso.

En mi oficina tengo sólo una administrativa que lleva toda la administración y la contabilidad, lo que le ocupa bastante tiempo. Tengo dos preguntas, 1 ¿He de prescindir de ella?, porque facturar e ir a los bancos ya lo hago yo y 2 ¿Cuánto tiempo debería dedicar a preparar toda la documentación?

En principio creo que no es conveniente que prescinda de su administrativa, es seguro que las tareas que Vd. está dedicando a labores administrativas son mucho más caras si las hace Vd. que no su administrativa. Al liberar de la contabilidad a su administrativa, ésta podrá dedicarse en pleno a la administración y Vd. a tareas de gestión, que es donde está el valor añadido de su trabajo, no en facturar.

Hay un trabajo de preparación de la documentación, pero no es más que la que debería realizar si se contabilizase en sus dependencias. Donde está la diferencia es en el envío esta documentación deberá introducirse en un sobre y llevar o llamar a la empresa de mensajería para que lo recoja. Existen otros sistemas de envío, como en archivo informático, que aún reducen más el tiempo de preparación y organización de la documentación, pero dependerá de los recursos técnicos que disponga su empresa y la formación del personal, siempre es aconsejable estudiarlos todos, CONTACLIC lo hará con Vd. y se adapta al que mejor funcione en su empresa.

Me preocupa mucho el tema de la seguridad de la información, que garantías tengo de que se hace todo lo posible y el nivel de seguridad del proceso.

Si se trabaja sobre la plataforma de internet, es similar a la seguridad que le pueda ofrecer la banca electrónica, servidores seguros e incluso los mismos alojamientos, con el añadido de que no es tan probable la intención de alguna persona en entrar a consultar su contabilidad, recuerde que son datos públicos y que las empresas tienen el deber de depositar sus cuentas en el Registro Mercantil, donde se pueden consultar.

Si se trabaja mediante un programa de contabilidad desde sus ordenadores, la seguridad dependerá de Vd. y de su sistema.

En cuanto al envío de la información, realizamos un seguimiento y confirmación de la recepción para evitar pérdidas o retrasos importantes, ya que se debería realizar las reclamaciones en breve tiempo. No es un problema, hoy día las empresas de transporte funcionan bastante bien, no produciéndose incidencias importantes, más allá de retrasos de uno o dos días en la recepción de manera muy puntual y excepcional.

En cuanto al envío de la documentación por medio de correo electrónico, previamente escaneada, no tiene prácticamente ninguna incidencia en cuanto a la seguridad.

Por otro lado todos los colaboradores de CONTACLIC estamos sometidos al principio de confidencialidad, conocedores de la importancia y sensibilidad de la información que manejamos. De hecho la mejor garantía son los más de veinte años que nos dedicamos a la consultoría y organización de empresas.
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